Những điều nên biết khi mua máy chấm công

Tác dụng của máy chấm công ?

 

Máy chấm công ghi nhận thời gian ra-vào của nhân viên, ghi lại thời gian làm thêm, ca làm việc, nghỉ phép,…  để làm cơ sở cho việc tính lương. Giúp quản lý thời gian làm việc, giảm thiểu khối lượng công việc ghi chép giấy tờ trước đây. Ngoài ra máy chấm công có thể kiểm soát việc ra vào của nhân viên.

 

 

Có những loại máy chấm công phổ biến nào?

 

- Máy chấm công vân tay.

- Máy chấm công thẻ từ.

- Máy chấm công thẻ giấy.

- Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt.

 

Nguyên lý hoạt động của máy chấm công.

 

- Đối với máy chấm công không kiểm soát ra vào:

 

Chỉ gồm 1 thiết bị đọc vân tay, thẻ từ…kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên (máy chấm 

 

- Đối với máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào:

 

Gồm các bộ phận: đầu đọc kiểm soát ra vào, hệ thống chốt cửa, hệ thống quản lý trên máy tính

Bình thường hệ thống chốt cửa đóng. Mỗi người sẽ được đăng ký một quyền truy cập (vân tay, thẻ nhớ, mật mã…). Mỗi khi ra vào khu vực được kiểm soát thì họ phải sử dụng quyền đó (quẹt thẻ, in dấu vân tay…). Thông tin từ đầu đọc được gửi về phần mềm quản lý trên máy tính, phần mềm này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của người truy cập. Nếu hợp lệ sẽ gửi lệnh mở cửa đến hệ thống chốt cửa. Nếu không hợp lệ sẽ trả thông báo về đầu đọc (truy cập không đúng…).

 

Ưu-nhược điểm của từng loại máy chấm công hiện nay?

 

Máy chấm công vân tay

 

 

Ưu điểm: 

 

- Không thể chấm công hộ nhau.

- Hạn chế tình trạng quên thẻ, mất thẻ

- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.

- Dung lượng chấm công lớn.

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và báo cáo trên máy tính.

 

Nhược điểm:

 

- Không thích hợp với các nhà máy sản xuất hóa chất,…vì vân tay có thể bị mờ, mất vân tay.

- Chấm công lâu hơn dùng thẻ quẹt. Do đó có thể phải lắp đặt  nhiều máy nếu số lượng nhân viên đông, mật độ ra vào cao.

 

Máy chấm công thẻ từ

 

 

Ưu điểm:

 

- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.

- Dung lượng chấm công thường lớn hơn máy chấm công vân tay.

- Có thể kết hợp thẻ nhân viên và thẻ chấm công (tiết kiệm chi phí in thẻ).

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính,

 

Nhược điểm:

 

- Có thể chấm công giúp nhau.

- Đầu tư tiền mua thẻ

- Nhân viên có thể mất thẻ hoặc quên thẻ.

 

Máy chấm công thẻ giấy

 

Ưu điểm: 

 

- Chi phí ban đầu thấp, sử dụng đơn giản, không cần đến máy tính hay phần mềm

- Hiệu quả chấm công ổn định.

- Thao tác nhanh chóng.

 

Nhược điểm:

 

- Có thể chấm công giúp nhau.

- Đầu tư tiền mua giấy, thay ruy băng mự- c in.

- Đầu in bị mài mòn theo thời gian.

- Nhân viên luôn phải mang và bảo quản thẻ (có thể bị rách, ướt, hoặc mất thẻ…)

- Tổng hợp theo dõi thủ công.

 

Máy chấm công khuôn mặt

 

Ưu điểm :

 

- Không thể chấm công giúp nhau. Tính bảo mật cực cao.

- Ổn định trong quá trình chấm công.

- Kết nối Lan, Internet.

- Phân quyền quản lý.

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Tổng hợp báo cáo, chấm công trên phầm mềm.

 

Nhược điểm:

 

- Chi phí ban đầu cao, chi phí bảo hành, bảo trì cao.

- Thời gian chấm công lâu hơn thẻ.

 

Những thông số kỹ thuật cần quan tâm khi mua máy chấm công?

 

- Kiểu chấm công: vân tay / thẻ từ / thẻ giấy / khuôn mặt.

- Khả năng quản lý (bao nhiêu vân tay, bao nhiêu thẻ, bao nhiêu khuôn mặt) và dung lượng bộ nhớ (lưu trữ được bao nhiêu bản ghi).

- Mật độ người sử dụng: do thời gian chấm công luôn bị hạn chế, chẳng hạn khoảng 15’ trước giờ bắt đầu làm việc. Trong khoảng thời gian này, nếu chấm bằng vân tay thì 1 máy chấm được 150 người (tốc độ 6s/ người), nếu chấm bẳng thẻ thì được 450 người (2s/người).

- Kết nối với máy tính.

- Tốc độ nhận diện vân tay, khuôn mặt,… (thường từ 0.5 – 3s).

- Xuất xứ.

 

Mô hình kết nối máy chấm công.

 

- Máy chấm công kết nối với máy tính thông qua cổng : TCP/IP(dây mạng RJ45), Cổng Serial  (COM, hay RS232/RS485), Cổng USB lấy dữ liệu thủ công qua USB.

- Mô hình kết nối máy chấm công qua mạng LAN:

 

 

Nếu doanh nghiệp có các chi nhánh tại các địa điểm khác nhau thì có thể chấm công tại 1 địa điểm được không?

 

- Có thể tổng hợp và chấm công được tại 1 địa điểm bất kỳ với điều kiện nơi đó phải có internet. Mỗi chi nhánh sẽ phải đặt ít nhất 1 máy chấm công có kết nối internet. Bạn sẽ phải cấu hình router mạng để có thể kết nối từ xa vào máy chấm công đó. Máy tính có cài đặt phần mềm chấm công ở địa điểm bất kỳ có kết nối internet và tải dữ liệu chấm công từ các máy chấm công ở các chi nhánh đó.

- Như vậy chỉ cần cài phần mềm trên 1 máy tính có kết nối internet là bạn đã có thể quản lý chấm công được tất cả các máy chấm công ở các chi nhánh khác nhau trên cả nước.