Áp dụng hiệu quả mã số mã vạch trong quản lý siêu thị

Áp dụng hiệu quả mã số mã vạch trong quản lý siêu thị

Một quá trình phân phối như vậy gồm 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Đầu ra của sản phẩm
Sản phẩm từ nhà máy sản xuất sẽ được dán nhãn mã vạch hoặc in trực tiếp mã vạch lên bao bì trước khi được tung ra thị trường lưu hành hợp pháp. Loại mã vạch được sử dụng cho sản phẩm tại đầu ra thường là EAN hoặc UPC trong đó EAN là điều kiện bắt buộc nếu muốn sản phẩm được xuất khẩu sang các nước khác trên thế giới. Nhãn mã vạch được tạo ra trong giai đoạn này thường có số lượng rất lớn và do đó được in bằng các loại máy in công nghiệp (như loại máy Flexo) hoặc các loại máy in nhãn mã vạch có công suất in vài nghìn nhãn/ngày. Thông thường chỉ có các công ty in gia công mới trang bị các loại máy in công nghiệp lớn vì chi phí đầu tư cho loại máy này rất cao. Do đó, một cách chủ động hơn, các công ty thường trang bị cho mình 1 hoặc vài máy in nhãn mã vạch là có thể sản xuất ra vài chục nghìn nhãn mỗi ngày với chi phí đầu tư chỉ có khoảng gần 1500USD/1máy . Cách thức tạo nhãn mã vạch bằng máy in mã vạch như thế nào và dùng máy quét để kiểm tra mã vạch ra sao ở mô hình 1 đã chỉ rõ.

Giai đoạn 2: Đầu vào của sản phẩm
Trong mô hình này, sản phẩm tại đầu ra sau khi dán nhãn hoặc in mã vạch sẽ được phân phối cho các kênh siêu thị và các cửa hàng. Các chủ siêu thị hoặc cửa hàng nắm được xuất xứ của từng món hàng thông qua mã vạch được in trên món hàng đó. Đến lượt của mình, siêu thị và các cửa hàng lại dùng mã vạch để phân loại hàng hoá, định giá cả nhằm mục đích để quản lý và tính tiền chính xác, mau lẹ. Loại mã vạch được sử dụng trong trường hợp này gọi là mã vạch cục bộ. EAN không có qui định gì bắt buộc về mã vạch cục bộ nên các nhà buôn bán lẻ, các cửa hàng hoặc siêu thị có thể dùng 1 loại mã vạch nào đó thích hợp cho sản phẩm của mình để mã hoá thông tin của mặt hàng. Thường người ta dùng Interleaved 2 of 5 hay EAN-8 để làm mã vạch cục bộ cho các sản phẩm tiêu dùng.

Sau khi hàng hoá được các siêu thị và các cửa hàng dán nhãn mã vạch cục bộ, một "công nghệ tính tiền" dành cho siêu thị và các cửa hàng được phát triển.

Hệ thống tính tiền cho khách hàng tại các siêu thị bao gồm:

1. Hệ thống máy quét mã vạch tự động tại quầy tính tiền:
Nhằm mục đích quét mã vạch cục bộ trên các món hàng một cách mau lẹ. Người tính tiền chỉ việc cầm từng món hàng lướt qua hệ thống máy quét mã vạch được trang bị ngay bên dưới bàn tính tiền. Máy quét mã vạch sẽ tự động đọc mã vạch trên các món hàng mà không cần biết đến chiều hướng của ký hiệu mã vạch như thế nào.

2. Phần mềm tính tiền và quản lý hàng hoá:
Là loại phần mềm CSDL chuyển đổi mã vạch được quét thành mã sản phẩm, từ đó biết được tên của sản phẩm, xuất xứ của nó cũng như giá tiền mà siêu thị hay cửa hàng đã niêm yết trên món hàng.

Phần mềm này thường do siêu thị hay cửa hàng tự viết lấy để phù hợp với yêu cầu thực tế của công ty.

3. Máy in hoá đơn chuyên nghiệp (Receipt Printer):
Là 1 thành phần trong một hệ thống gọi là POS (Point Of Sales). Hệ thống POS đã dẫn đến việc phát triển thành một công nghệ chế tạo các thiết bị mang tính chuyên nghiệp cao và còn khá xa lạ đối với Việt Nam ta. Trong hệ thống POS này có các Pos Printer mà máy in hoá đơn chỉ là 1 thành phần trong số đó. Máy in hoá đơn được chế tạo nhằm mục đích in hoá đơn bằng giấy cuộn in hoá đơn. Tức là loại giấy cuộn có khổ nhỏ cỡ khoảng từ 76mm - 80mm vừa đủ để in ra danh sách các món hàng và giá cả. Có thể in được nhiều Ply và cắt giấy tự động sau khi in để giao cho khách hàng một cách mau lẹ. Ta biết rằng trong một siêu thị có tầm cỡ, lượng khách hàng mua sắm hàng ngày và thậm chí hàng giờ là rất đông. Nếu ta không có những thiết bị chuyên dùng đặc thù cho mô hình của một trung tâm thương mại thì ta không thể nào giải quyết được nhu cầu mua sắm của khách hàng và như vậy sẽ dẫn đến việc hiệu quả bán hàng bị kém đi.

Trong một trung tâm mua sắm có đến hàng ngàn người, ta không thể tính tiền bằng cách đọc giá cả trên từng món hàng bằng mắt thường và sau đó dùng calculator để tính tiền cho khách hàng được vì như thế sẽ chậm và có thể bị nhầm lẫn, thậm chí ta cũng không thể dùng loại  máy quét mã vạch cầm tay (như loại máy quét dùng mã vạch) vì loại máy quét này vẫn còn chậm so với tốc độ tính tiền thật sự. Tương tự như vậy ta cũng không nên dùng các loại máy in văn phòngđể in hoá đơn cho khách vì chúng không được thiết kế để in hoá đơn được thuận tiện (không sử dụng được giấy cuộn, không có dao cắt giấy, không in được nhiều ply) và gây lãng khí lớn về mặt công năng.

4. Customer Display:
Nếu bạn phải ở vào vị trí "tính tiền" cho khách hàng như hình bên cạnh bạn sẽ hiểu đượcCustomer Display dùng để làm gì ? Còn nếu bạn là người đi mua sắm và đứng ở bên ngoài quầy tính tiền thì bạn sẽ nghĩ như thế nào nếu cô thu ngân cứ âm thầm tính toán ở trong quầy và giao cho bạn 1 hoá đơn mà bạn không được hài lòng lắm ? "Tiền bạc" là phải "sòng phẳng" vàCustomer Display chính là giải pháp. Nó được kết nối với máy tính hoặc máy in để hiển thị giá cả các món hàng mà khách phải trả, ngoài ra nó còn nhiều công dụnng khác nữa như hiển thị tin nhắn, thông báo v.v... Sự có mặt của Customer Display càng làm cho các điểm, các trung tâm bán hàng thêm trang trọng.

Customer Displays cũng là 1 trong những thành phần của hệ thống POS, nó có thể nằm rời hoặc tích hợp trong một hệ thống POS gồm nhiều thiết bị.

Trên đây là toàn cảnh về mô hình ứng dụng mã vạch từ khâu phân phối hàng hoá đến khâu tiêu thụ hàng hoá tại các kênh siêu thị hay trung tâm thương mại. Qua mô hình này ta cũng thấy rõ nó đã dẫn đến việc phát triển hệ thống POS với nhiều thiết bị ngày càng tiện lợi và hiện đại.

-------------------------------------------------------------

VP TP.Hồ Chí Minh