Các bước để thực hiện việc áp dụng mã vạch GS1

Mười bước để thực hiện mã vạch

Bước 1: Đăng kí sử dụng Mã doanh nghiệp GS1

Trước khi có thể bắt đầu sử dụng mã vạch, công ty phải tạo các mã số để sau đó mã hóa thành vạch. Những mã số này được gọi là các Khóa phân định GS1. Bước đầu tiên trong việc xây dựng Khóa GS1 là phải có Mã doanh nghiệp GS1 từ tổ chức thành viên của GS1. Mã doanh nghiệp GS1 được hơn 1 triệu công ty trên thế giới sử dụng làm cơ sở để tạo ra các mã số đơn nhất để phân định mọi thứ trong chuỗi cung ứng. Để có được Mã doanh nghiệp GS1, hãy liên lạc với tổ chức thành viên của GS1 tại nước sở tại (GS1 Việt Nam).

Bước 2: Cấp mã số

Sau khi nhận được Mã doanh nghiệp GS1, công ty đã sẵn sàng để bắt đầu cấp các mã số phân định thương phẩm (sản phẩm hay dịch vụ) của họ, cho bản thân họ (như các thực thể pháp lý), cho địa điểm, các đơn vị logistic, tài sản (riêng hay có thể quay vòng như palet có thể quay vòng, bình chứa, bồn) và các mối quan hệ dịch vụ.

Quá trình này khá đơn giản. Bạn sẽ nghiên cứu cách định dạng mỗi loại mã số như thế nào, sau đó sử dụng Mã doanh nghiệp GS1 kết hợp với Số phân định vật phẩm do bạn cấp. GS1 Việt Nam có thể cung cấp cho bạn thông tin đặc thù về việc bạn có thể cấp bao nhiêu mã số căn cứ vào độ dài Mã doanh nghiệp GS1 của bạn.

Bước 3: Chọn phương pháp in mã vạch

Để bắt đầu, bạn phải quyết định việc sẽ mã hóa thành vạch cái gì và liệu mã vạch sẽ mang thông tin tĩnh hay động. Một ví dụ về thông tin tĩnh đơn giản là mã số phân định thương phẩm (GTIN) trên hộp ngũ cốc. Một ví dụ về thông tin động là việc in mã số xê-ri lên nhãn sản phẩm.

Nếu mã vạch của bạn mang thông tin tĩnh và bạn cần một dung lượng lớn về nhãn thì bạn nên yêu cầu công ty in ấn nhãn của bạn. Nếu bạn cần một dung lượng nhỏ về nhãn hoặc cần in nhãn với thông tin động thì bạn sẽ cần đến một máy in theo nhu cầu như một máy in laze trong văn phòng hoặc máy in truyền nhiệt trong nhà kho của bạn.

Việc biết được bạn sẽ in mã vạch của mình thế nào là một câu hỏi quan trọng phải trả lời khi xây dựng một kế hoạch tốt để thực hiện mã vạch. Ngoài ra, GS1 Việt Nam sẽ trợ giúp bạn chọn đúng máy in và còn nhiều GS1 nước láng giềng cũng có thể giúp bạn tìm máy in trong khu vực địa phương lân cận.

Bước 4: Chọn môi trường quét chính

Quy định kĩ thuật về loại, cỡ, điểm đặt và chất lượng mã vạch đều phù thuộc vào nơi mã vạch sẽ được quét.

Có 4 môi trường quét cơ bản cho thương phẩm là:

1. Bao bì sản phẩm được quét tại điểm bán lẻ (POS - point-of-sale)

2. Bao bì sản phẩm được quét trong kênh phân phối nói chung

3. Bao bì sản phẩm được quét tại POS nhưng cũng được quét trong kênh phân phối

4. Các môi trường đặc biệt như việc gán nhãn thiết bị y tế.

Bằng việc biết được nơi mã vạch của bạn sẽ được quét, bạn có thể thiết lập nên các yêu cầu kĩ thuật đúng đắn cho sản phẩm. Ví dụ, nếu bao gói sản phẩm được quét tại POS và trong phân phối nói chung, bạn sẽ cần sử dụng mã vạch EAN/UPC cho phù hợp với POS nhưng in vạch với cỡ to để phù hợp với cả việc quét trong môi trường phân phối và đảm bảo việc chọn điểm đặt mã vạch trên thương phẩm đáp ứng được yêu cầu về quét trong phân phối tự động. Bạn hãy liên hệ với GS1 Việt Nam để có thể đọc thêm thông tin trong tài liệu Quy định kĩ thuật chung của GS1 (môi trường quét ở phần 5.4, tư vấn về điểm đặt mã vạch ở phần 6.0)

Bước 5: Chọn mã vạch

Việc chọn đúng mã vạch là rất quan trọng để kế hoạch thực hiện mã vạch của bạn thành công. Sau đây là một vài điểm cần lưu ý:

• Nếu bạn mã hóa bằng vạch thương phẩm sẽ được quét tại POS thì bạn phải sử dụng mã vạch EAN/UPC.
• Nếu bạn in mã vạch có thông tin thay đổi như số xê-ri, ngày hết hạn, các số đo, thì bạn phải sử dụng mã vạch GS1-128, mã vạch giảm diện tích (RSS) hoặc trong các trường hợp đặc biệt là mã vạch ma trận dữ liệu của GS1 hoặc mã vạch có thành phần hỗn hợp.
• Nếu bạn chỉ muốn in mã vạch mã hóa GTIN lên thùng giấy có nếp nhăn, bạn có thể dùng mã vạch ITF-14.

Có những yếu tố khác mà bạn cần cân nhắc,vì vậy, hãy liên lạc với GS1 Việt Nam để xem họ cung cấp các sản phẩm và giải pháp nào để giúp bạn thực hiện tốt hơn.

Bước 6: Chọn cỡ mã vạch

Sau khi đã xác định đúng loại mã vạch cùng thông tin mà nó mã hóa, giai đoạn thiết kế bắt đầu. Cỡ mã vạch khi thiết kế tùy thuộc vào mã vạch đã xác định, nơi sẽ sử dụng mã vạch và cách in mã vạch như thế nào.

Mã vạch EAN/UPC

Mã vạch EAN/UPC khác với mã vạch ITF-14 và GS1-128 vì chúng được quét bằng máy quét đẳng hướng cho bán lẻ. Điều này có nghĩa là mã vạch EAN/UPC có một mối quan hệ cố định giữa độ cao và độ rộng của nó. Khi thay đổi một kích thước thì kích thước khác phải được thay đổi một lượng theo tỷ lệ tương ứng.

Vì mối liên hệ này mà người ta quy định độ cao và độ rộng danh định cho mã vạch EAN/UPC. Phạm vi phóng to, thu nhỏ cho phép từ 80% - 200%. Hình dưới đây chỉ ra phạm vi các kích thước quy định trong tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1”, phần 5.1, Phụ lục 7. Phạm vi thu phóng này thường được xem là “các yếu tố phóng đại” theo đơn đặt hàng quy định cỡ mã vạch EAN/UCC. Độ thu nhỏ tối thiểu, kích cỡ danh định và độ phóng đại tối đa đối với mã vạch EAN/UPC được chỉ ra dưới đây.

Độ phóng đại của mã vạch EAN/UPC

Tối thiểu (80%)

Danh định (100%)

Tối đa (200%)

Để làm giảm lượng khoảng trống mà mã vạch EAN/UPC chiếm trên bản thiết kế, có thể xác định một lượng độ cao mã vạch có thể cắt giảm đi. Quá trình này được gọi là sự cắt cụt, không được chấp nhận trong tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật về mã vạch EAN/UPC” và cần phải tránh cắt giảm độ cao mã vạch. Điều này là do ảnh hưởng xấu của quá trình này lên tỷ lệ quét đối với máy quét đẳng hướng trong môi trường bán lẻ. Để biết thêm thông tin về sự cắt giảm độ cao mã vạch, hãy tham khảo tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” phần 6.3.3.4.

Khi mã vạch EAN/UPC được sử dụng trong logistic (gửi và phân phối hàng) cũng như tại POS, phạm vi cho phép của độ phóng đại được giới hạn trong khoảng từ 150% - 200%. Ví dụ như mã vạch trên thùng cac-tông dùng cho thiết bị lớn (TV hoặc lò vi sóng).

Mã vạch ITF-14 và GS1-128

Mã vạch ITF-14 và GS1-128 cũng được quy định một phạm vi về cỡ. Cỡ của mã vạch ITF-14 và GS1-128 thường được quy định bởi độ rộng của kích thước X thay cho các giá trị của độ phóng đại. Bạn có thể tìm được thông tin về cỡ của Mã vạch ITF-14 và GS1-128 trên cơ sở ứng dụng xác định nơi chúng được sử dụng hoặc số phân định ứng dụng mà chúng mã hóa như nêu trong tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” phần 5.4.2.

Cân nhắc về quá trình in

Điều cần cân nhắc chính cuối cùng về cỡ mã vạch là khả năng của quá trình in được chọn. Cỡ (độ phóng đại) tối thiểu và việc giảm độ rộng vạch (BWR – Bar Wide Reduction) chính xác đối với mã vạch thay đổi theo quá trình in và thậm chí từ công ty in này đến công ty in khác. Các công ty in phải thiết lập một cỡ mã vạch tối thiểu (độ thu phóng) và BWR để đạt được các kết quả về chất lượng in có thể chấp nhận được.

Như thường lệ, hãy nhớ liên lạc với GS1 Việt Nam để có thêm hướng dẫn thực hiện.

Bước 7: Định dạng phần văn bản của mã vạch

Phần văn bản phía dưới mã vạch rất quan trọng vì nếu mã vạch bị hỏng hay có chất lượng in kém thì phần văn bản sẽ được sử dụng.

Cách tốt nhất để tìm hiểu về phần diễn giải người đọc được đối với mã vạch thuộc Hệ thống GS1 là trả lời một số câu hỏi thường gặp sau

Phần diễn giải người đọc được có cần theo một cỡ cụ thể không?

Font OCR-B đã được quy định từ đầu để sử dụng với mã vạch EAN/UPC, nhưng các yêu cầu kĩ thuật của Hệ thống GS1 hiện chấp nhận mọi font nếu font đó là rõ ràng dễ đọc. Để biết thêm thông tin chi tiết về yêu cầu kĩ thuật cho cỡ của mã vạch EAN/UCC, hãy xem tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” phần 5.1, phụ lục 6.

Phần văn bản người có thể đọc thuộc mã vạch ITF-14 hay GS1-128 phải rõ ràng dễ đọc và có cỡ tỷ lệ đúng với cỡ của mã vạch theo “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” phần 5.2.1.6 (ITF) và phần 5.3.7.4 (GS1-128).

Phần diễn giải người đọc được nên đặt phía trên hay phía dưới mã vạch?

Tùy thuộc vào mã vạch bạn sử dụng. Đối với mã vạch EAN/UPC, hãy tham khảo tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” phần 5.1 Phụ lục 6. Đối với mã vạch ITF-14 và GS1-128, phần văn bản (diễn giải người đọc được) có thể được in phía trên hay phía dưới mã vạch theo quy định trong tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” phần 5.2.1.6 (ITF-14) và phần 5.3.7.4 (GS1-128).

Phần thể hiện các kí tự người đọc được có quan trọng không?

Có. Đối với mã vạch EAN/UPC, các kí tự người có thể đọc phải là phần thiết kế có tham chiếu tới các câu hỏi nêu trên. Khoảng trống của các kí tự thuộc phần diễn giải người đọc ở phía dưới mã vạch ITF-14 và GS1-128 trợ giúp việc làm cho phần văn bản này dễ đọc và dễ nhập dữ liệu hơn. Việc tạo các khoảng trống là để cho dễ đọc, không được mã hóa vào trong mã vạch.

Tôi thấy có dấu ngoặc đơn bao quanh số phân định ứng dụng (AI) trong mã vạch GS1-128. Chúng được đề nghị xuất hiện ở đó và được mã hóa vào các vạch và khoảng trống của mã vạch hay sao?

Tất cả các số phân định ứng dụng phải được đóng trong dấu ngoặc đơn trong phần diễn giải người đọc được, nhưng dấu ngoặc đơn không được mã hóa vào mã vạch theo “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” phần 5.3.7.4.

Có bao nhiêu chữ số tôi in ra phía dưới mã vạch EAN/UPC trong phần văn bản người đọc được?

Bạn phải, chắc chắn và không có ngoại lệ, in 12 số, không nhiều hơn, phía dưới mã vạch UPC-A.

Bạn phải, chắc chắn và không có ngoại lệ, in 13 số, không nhiều hơn, phía dưới mã vạch EAN-13.

Bạn phải, chắc chắn và không có ngoại lệ, in 8 số, không nhiều hơn, phía dưới mã vạch UPC-E and EAN-8.

Bước 8: Chọn mầu mã vạch

Cách phối hợp màu tốt nhất đối với mã vạch là vạch đen trên nền trắng (các khoảng cách và vùng trống). Nếu bạn muốn sử dụng màu khác, hướng dẫn sau có thể trợ giúp bạn chọn được cách kết hợp màu thỏa đáng:

· Các mã vạch GS1 yêu cầu mầu tối cho vạch (ví dụ: đen, xanh da trời đậm, nâu đậm hoặc xanh lá cây đậm).

· Các vạch phải luôn đồng mầu và không được in theo kiểu chồng mầu hoặc in “trame” (ví dụ như bát chữ, màn ảnh, trục lăn).

· Phần nền vùng trống và khoảng trống phải là màu trắng hoặc màu nhạt.

· Các màu “hơi đỏ” cũng có thể được sử dụng cho phần nền. Nếu bạn đã từng ở trong phòng tối với chiếc đèn ánh sáng đỏ và cố đọc một bản chụp màu đỏ, bạn biết là chữ trên bản chụp gần như biến mất. Điều này cũng đúng đối với những màu tương tự như cam, hồng, vàng nhạt. Có một thực tế là phần lớn các máy quét mã vạch sử dụng nguồn sáng đỏ, bạn có thể nhanh chóng nhận thấy tại sao các màu này có thể hợp với phần nền nhưng không được dùng cho vạch.

· Trong rất nhiều trường hợp, phần nền của vạch không được in. Khi đó, màu phần nền của vạch chính là màu của chất nền mà mã vạch sẽ được in lên. Nếu phần nền của vạch được in trước khi in vạch, phần nền phải được in đồng mầu.

· Nếu bạn sử dụng nhiều lớp mực in để tăng tính chắn sáng của phần nền, thì mỗi lớp phải được in đồng mầu.

· Nếu bạn sử dụng “trame” mịn để chuyển nhiều mực hơn xuống nền, thì hãy đảm bảo rằng bản in không bị rỗ do “trame” không phủ kín hết.

Xin nhắc lại, bằng việc dùng vạch đen và khoảng trống trắng, bạn đã chọn được cách kết hợp màu tốt nhất, nhưng bạn cũng có thể sử dụng các cách kết hợp màu khác. Hãy tham khảo thêm hướng dẫn từ GS1 Việt Nam.

Bước 9: Chọn điểm đặt mã vạch

Khi bàn về điểm đặt mã vạch, chúng tôi liên hệ đến điểm đặt mã vạch trên thiết kế. Khi chọn điểm đặt mã vạch, phải cân nhắc tới quá trình đóng gói. Bạn phải tham khảo ý kiến kĩ sư đóng gói để chắc chắn rằng mã vạch không bị che khuất hoặc bị làm hỏng (ví dụ, in lấn vào cạnh thùng, phía sau nếp gấp của thùng, phía sau nắp của bao bì hoặc bị một lớp bao gói khác phủ lên. Để xác định vị trí chính xác của mã vạch GS1, hãy xem tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” các phần sau:

· Thiết kế nhãn logistic, Phần 2.2.4.4

· Nguyên tắc chung về điểm đặt, Phần 6.2

· Hướng dẫn chung về điểm đặt cho POS, Phần 6.3

· Hướng dẫn về điểm đặt đối với các loại bao gói đặc thù, Phần 6.4

· Điểm đặt mã vạch đối với quần áo và phụ tùng thời trang, Phần 6.5

· Hướng dẫn chung về định dạng đối với nhãn của quần áo và phụ tùng thời trang, Phần 6.6

· Hướng dẫn chung về điểm đặt đối với việc đặt mã vạch lên vật phẩm dùng trong phân phối, Phần 6.7

Sau khi xác định điểm đặt mã vạch phù hợp, công ty in phải được tư vấn trước khi ấn định hướng mã vạch. Điều này là bởi vì rất nhiều quá trình in yêu cầu mã vạch phải được in theo một hướng đặc thù để phù hợp với chiều của súc giấy hoặc của vải.

Nếu có thể, khi sử dụng phương pháp in flexo bằng khuôn in mềm, các vạch phải chạy song song với hướng in. Nếu vạch chạy vuông góc hoặc xiên góc với hướng in hoặc song song với mặt phẳng nằm ngang, hãy cố gắng tránh mã vạch bị vặn vẹo khi khuôn in quay theo đường tròn.

Khi sử dụng phương pháp in lưới, phải sắp mã vạch song song với cấu trúc ô của lưới để tạo ra rìa vạch mịn nhất có thể.

Để biết thêm thông tin hoặc để có được bản chụp cuốn tài liệu “quy định kĩ thuật chung của GS1”, hãy liên hệ với GS1 Việt Nam.

Bước 10: Thiết lập kế hoạch chất lượng mã vạch

TCVN 7626 (ISO/IEC 15416) Công nghệ thông tin – Kĩ thuật phân định và thu nhận dữ liệu tự động – Yêu cầu kĩ thuật đối với kiểm tra chất lượng in mã vạch – Mã vạch một chiều quy định một phương pháp đánh giá chất lượng mã vạch sau khi in. Mãy kiểm tra xác nhận chất lượng mã vạch căn cứ vào ISO sẽ kiểm tra mã vạch theo cách máy quét vẫn làm nhưng chi tiết hơn ở chỗ có phân cấp chất lượng mã vạch.

GS1 sử dụng phương pháp theo ISO/IEC nhưng có quy định cấp tối thiểu cần thiết cho mọi mã vạch GS1 căn cứ vào mã vạch nào sẽ được sử dụng, nó được sử dụng ở đâu hoặc số phân định ứng dụng nào được mã hóa trong mã vạch. Ngoài cấp tối thiểu, GS1 còn quy định độ rộng lỗ đo và chiều dài bước sóng của mãy kiểm tra xác nhận chất lượng mã vạch.

Việc thiết lập các yêu cầu kĩ thuật tối thiểu khác nhau là giống với việc sử dụng chung một cách kiểm tra chuẩn để xác định liệu những người nộp đơn xin việc có đủ tư cách để được nhận vào làm hay không. Một vài trường đại học có thể sử dụng cùng một cách kiểm tra chuẩn, nhưng mỗi trường đều tạo ra một số điểm tối thiểu cần cho các thí sinh được nhận vào.

Tài liệu “Yêu cầu kĩ thuật chung của GS1” phần 5.4.2.8 quy định một danh mục tham chiếu nhanh các yêu cầu kĩ thuật về chất lượng mã vạch phụ thuộc vào loại mã vạch, ứng dụng xác định hoặc số phân định ứng dụng được mã hóa trong mã vạch.

GS1 thành viên có thể chọn thực hiện việc kiểm soát chất lượng mã vạch của riêng mình nhưng hiện đã có nhiều GS1 thành viên cung cấp dịch vụ kiểm tra xác nhận chất lượng mã vạch.