Giải pháp sử dụng mã số mã vạch quản lý kho

Để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:
* Phương án 1: mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.
* Phương án 2: sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.
.: Quy trình in và dán tem mã vạch

• Sản phẩm sẽ được đánh mã để phân biệt giữa các loại sản phẩm, các lô hàng sản xuất hoặc phân biệt đến từng sản phẩm. Cách đặt mã sẽ tùy thuộc vào yêu cầu của từng đơn vị có thể bao gồm các thông tin như mã sản phẩm, mã thương hiệu, số lượng, trọng lượng,…
• Sau khi sản phẩm đã được đặt mã, sử dụng phần mềm in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm. Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tuy nhiên sẽ tiết kiệm được chi phí nếu chọn sử dụng máy in laser thông thường để in mã vạch.
• Chương trình in mã sẽ cho phép tạo các chuỗi mã và cho phép in nhiều tem một lúc, các con tem được in cùng lúc có thể mang nội dung giống nhau cho cùng một loại sản phẩm của một lô hàng và cũng có thể là những con tem với mã khác nhau theo thứ tự tăng dần trong trường hợp in tem khác nhau cho các sản phẩm cùng loại trong một lô hàng để có thể quản lý chính xác đến từng sản phẩm.
• Mã vạch sẽ được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng.

• Khi nhập vào kho thành phẩm các sản phẩm đã được cấp và dán mã vạch, ở công tác nhập kho này nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch (hoặc nhập bằng tay). Với máy quét nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.

• Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch (hoặc nhập bằng tay) để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…phải được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào máy tính.

• Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

• Khi sản phẩm đã được xuất cho khách hàng, trong trường hợp sản phẩm bị lỗi hay có vấn đề gì mà công ty cần biết sản phẩm này được sản xuất khi nào, đã xuất cho ai,…thì có thể vào hệ thống để truy tìm thông tin về sản phẩm này thông qua mã vạch được dán trên sản phẩm. Việc tìm kiếm thông tin được thực hiện với máy quét mã vạch hoặc bằng cách nhập tay mã số của sản phẩm này vào môđun truy tìm nguồn gốc, tất cả các thông tin liên quan đến sản phẩm này sê được hiển thị giúp công ty có những thông tin chính xác về sản phẩm và đưa ra được phương án giải quyết vấn đề một cách tối ưu.

• Máy in mã vạch ( barcode Printer).
• Thiết bị quét mã vạch ( barcode scanner).
• Thiết kiểm kho (PDA).
• Wifi.
• Phần mềm trên PDA.
• Phần mềm trên Server.

• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng lợi nhuận
• Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng & giá thành sản phầm thấp.
• Chủ động được nguồn vốn nhờ tồn kho thấp.
• Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau của ấn phẩm , tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý ấn phẩm, nghiệp vụ mượn trả.
• Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ

• Nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp.
• Giảm được 90 % thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá.
• Trợ giúp quyết định nhập hàng / sản xuất mới.
• Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng.
• Giảm 100 % xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch.
• Giảm 50 % thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho.