Ứng dụng mã vạch trong quản lý thư viện, hiệu sách

Ứng dụng mã vạch trong quản lý thư viện

Các thư viện ở nước ta hiện nay đã sử dụng các hệ thống mã vạch để lưu trữ và truy nhập thông tin về bạn đọc và tài liệu có liên quan đến việc cho mượn tài liệu. Phần mềm của hệ thống này sử dụng kỹ thuật nhận dạng đọc mã vạch in trên các nhãn đặc biệt dán chặt vào tài liệu lưu thông và thẻ đọc của người mượn.

Nhiều thư viện đã ứng dụng hệ thống mã vạch trong quản lý để tiết kiệm được thời gian và đảm bảo tính chính xác

Trước hết chúng ta phải có một tệp dữ liệu gồm các biểu chứa đựng các thông tin về bạn đọc, bao gồm: mã số bạn đọc, số thẻ, địa chỉ, điện thoại, nơi công tác, nghề nghiệp… Mã số của bạn đọc được nhập vào cơ sở dữ liệu của bạn đọc đồng thời được mã hoá dưới dạng mã vạch để gắn vào thẻ bạn đọc. Một cơ sở dữ liệu thứ hai chứa đựng các thông tin về sách như là tên sách, tác giả ,mã số của sách (ký hiệu sách), nhà xuất bản, năm xuất bản… cũng được mã hoá dưới dạng mã vạch và gắn vào sách theo như trong cơ sở dữ liệu. Nói một cách khác, khi bạn đọc mượn sách, họ xuất trình thẻ, nhân viên thư viện đưa vào chế độ cho mượn rồi dùng đầu đọc quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc, sau đó quét lên mã vạch của tài liệu mà bạn đọc muốn mượn. Máy tính sẽ lưu toàn bộ thông tin về một bạn đọc đã mượn những loại sách nào, tên sách, ký hiệu cuốn sách, thời gian mượn… Khi bạn đọc trả, nhân viên thư viện sẽ đưa vào chế độ sách trả rồi dùng đầu đọc mã vạch quét lên nhãn mã vạch của thẻ bạn đọc, sau đó quét lên mã vạch của sách mà bạn đọc muốn trả . Máy tính sẽ tự động đánh dấu số sách bạn đọc đã trả, thời gian trả sách… Số sách này sẽ trở về kho tài liệu trong tình trạng chưa có người mượn. Nhân viên thư viện có thể biết được hiện trạng về sách, về bạn đọc như là các loại sách đang có người mượn, loại sách đã quá hạn, thời gian quá hạn là bao nhiêu ngày.

Ở nhiều thư viện nước ngoài, bạn đọc sử dụng thẻ thư viện có mã vạch mà hệ thống tự động kiểm soát mượn có thể tiếp thu được. Hiện nay, các máy vi tính đều có thể đọc được các số đã mã hoá trên nhãn bằng cách sử dụng đồng bộ các bút quang. Các tín hiệu nhân được từ bút quang sẽ được gửi tới hệ thống kiểm soát quá trình lưu thông sách báo theo một dạng mẫu qui định. Thông thường, nhãn mã vạch là cầu nối giữa một tài liệu cụ thể và một biểu ghi thư mục. Trị số mã vạch hoá phải tương ứng với số thứ tự biểu ghi trong file tổ chức kho của cơ sở dữ liệu phục vụ bạn đọc.

Khi sản xuất nhãn, đôi khi người ta còn in kèm theo mã vạch một vài dữ liệu liên quan đến tài liệu như: ký hiệu xếp giá, chỉ số ISBN hay ISSN và nhan đề rút gọn để thuyết minh cho mã vạch trong trường hợp đọc bằng mắt thường. Khi xuất tài liệu, trước hết hệ thống chờ đợi để tiếp nhận mã số thẻ của người mượn trong file mượn, sau đó nhờ bút quang và đầu đọc mã vạch, những số nhận dạng tài liệu được gửi tới hệ thống và được liên kết với mã số của người mượn tạo thành những thao tác mượn. Trường hợp thao tác hoàn tất mỹ mãn, máy sẽ thông báo trên màn hình máy tính hoặc có tín hiệu báo đúng/sai bằng âm thanh, rất tiện lợi trong những lúc quầy thủ thư có đông người mượn. Việc nhập vào máy mã số của một người mượn khác sẽ cho hệ thống biết rằng một thao tác mượn mới bắt đầu.

Nhờ sử dụng hệ thống mã vạch kết hợp với các phần mềm, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng và chính xác đưa ra các dữ liệu mượn và trả sách vào cơ sở dữ liệu quản trị việc đọc và từ đó có thể dùng máy quét mã vạch gọi ra biểu ghi của một cuốn sách đang cầm trong tay để biết các thông tin về cuốn sách như cuốn sách có được phép mượn về hay không? từ trước đến nay đã có bao nhiêu bạn đọc sử dụng và nhờ liên thông với cơ sở dữ liệu bạn đọc có thể biết cụ thể những người đó là ai? Nếu tiếp cận cơ sở dữ liệu bằng mã vạch ghi trên thẻ của một bạn đọc nào đó, cán bộ thư viện có thể nhanh chóng biết được bạn đọc đó từ trước đến nay đã mượn những tài liệu gì của thư viện, tài liệu nào chưa trả và đã quá hạn để nhắc nhở và quyết định có tiếp tục cho mượn những cuốn khác hay không.Trong thư viện, ngoài việc kiểm soát lưu thông tài liệu, mã vạch còn giúp ích rất nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập về ở khâu bổ sung, gọi ra sao chép lại các biểu ghi mô tả đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu của nhà xuất bản hay phát hành hoặc do nơi khác tạo lập thay vì phải biên mục lại từ đầu.

Ứng dụng mã vạch vào các thư viện nước ta hiện nay có thuận lợi là đã có những công ty dịch vụ chuyên cung ứng các thiết bị và nguyên vật liệu như nhãn trắng, nhãn mã vạch làm theo yêu cầu, máy in mã vạch, đầu đọc mã vạch… như vậy giá thành sẽ hạ hơn nếu so với mua trực tiếp của nước ngoài với số lượng ít cũng như tránh đi những thủ tục nhập khẩu phiền phức.

-------------------------------------------------------------

Công ty TNHH TMDV và phát triển thị trường Tân Phát Tại Sài Gòn: Số 81 Cách mạng T8,Quận 1, TPHCM,  Tel: (028)730 666 86 -0941581166   Tại HN: Số 33 Võ Văn Dũng,Quận Đống Đa, Hà Nội, Tel: (024) 35. 666.555 , (024)73003666 -------------------- Phòng bán hàng dự án chuỗi siêu thị, nhà máy KCN: 0912270988 , 0917886988 / Email:tt06@tanphat.com.vn Phòng Bán hàng cho các đại lý: 091.227.0988 , 091.666.0504 , 091.666.0042 /  Email: pp01@tanphat.com.vn