Mô hình Áp dụng Mã số mã vạch trong quản lý ngân hàng máu

Đó chính là lý do khiến cho ngành y tế của nhiều nước đang quan tâm nghiên cứu và đưa vào áp dụng các công nghệ mới để giải quyết các vấn đề tồn tại nêu trên và nhằm làm tăng tính hiệu quả của việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, đem lại lợi ích chung cho cộng đồng và xã hội.

Qua kinh nghiệm áp dụng hệ thống GS1 của một số nước trong khu vực, các tiêu chuẩn của hệ thống GS1 được áp dụng để quản lý nhiều khâu của bệnh viện (phân bổ cũng như theo dõi quản lý thống kê hàng, vật phẩm trong nội bộ bệnh viện...) và trong khâu trao đổi thông tin, đặt hàng (thuốc men, dụng cụ y tế...) với các đối tác bên ngoài.

Kết hợp với áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý hậu cần, Hệ thống GS1 cung cấp các công cụ hữu hiệu, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động của các bệnh viện thông qua việc cung ứng dịch vụ tốt hơn (giảm sai sót, cấp thuốc chính xác, thúc đẩy nhân viên) đảm bảo chất lượng (dữ liệu thời gian thực, truy nguyên thuốc) đưa ra quyết định điều trị tốt hơn (phân định bệnh nhân chính xác, tài liệu chính xác, có kết quả xét nghiệm nhanh chóng) nâng cao sự hài lòng của khách hàng (nội bộ và bên ngoài) nâng cao năng suất, giảm chi phí và rất nhiều lợi ích khác.

Hiện nay đã có trên 30 quốc gia thành viên GS1 ở tất cả các châu lục đã sử dụng Hệ thống GS1 để quản lý ngân hàng máu và phân định toa thuốc cũng như đơn vị máu truyền cho bệnh nhân cần điều trị.

Mô hình áp dụng MSMV cho việc quản lý hồ sơ ngân hàng máu:

1. Mô hình lập đơn hàng, cung cấp và phân phối máu truyền

Mỗi phòng bệnh giữ một lượng dự trữ máu truyền theo chuyên môn và nhu cầu của họ. Vì 70% sản phẩm đã có mã vạch nên việc quét tại các phòng giúp ngân hàng máu duy trì dự trữ chính xác lượng máu truyền tại tất cả các bệnh viện.

Thông tin về mức lưu kho tại ngân hàng máu có thể được kiểm tra thông qua mạng hệ thống thông tin. Các phòng bệnh nhận cung cấp từ ngân hàng máu và từ phòng thuốc của bệnh viện. Các phòng thuốc giữ một lượng máu truyền tối thiểu (đủ dùng cho 1 tuần) và ngân hàng máu sẽ làm mới lại lượng tồn kho của họ.

Phòng thuốc bệnh viện không phải dự trữ nhiều. Dây truyền này giúp giải quyết máu truyền cho bệnh nhân hàng ngày và cố gắng dự trữ đủ dùng cho 1 tuần. Các lệnh được đưa ra bằng cách sử dụng mã số GTIN-13 nội bộ.

Sử dụng các công nghệ ADC và EDI, mức dự trữ được giữ ở mức tối thiểu suốt trong dây chuyền cung cấp từ ngân hàng máu, các bệnh viện khác nhau và các phòng bệnh. Tại ngân hàng máu, dữ liệu được nhập một cách tự động, thông tin này chỉ cần nhập một lần và không cần phải gõ bàn phím tại bất kỳ nơi nào trong dây chuyền phân phối của bệnh viện. Hơn nữa sản phẩm được ghi mã vạch bằng GTIN-13 hoặc GS1-128, được quét và sắp xếp vào cơ sở dữ liệu, được chỉnh sửa kiểm kê tự động.

Những năm gần đây, theo hệ thống quản lý đã thành công thức, vai trò của dược sỹ trong việc lựa chọn máu truyền/ thuốc đã tăng lên (những quyết định này được thực hiện với sự phối hợp của bác sỹ và điều dưỡng viên). Kỹ thuật viên về máu truyền/ dược hoặc cán bộ kỹ thuật về máu truyền/ dược (Medical Technical Officers – MTO) có trách nhiệm điều hành quản lý kho dưới sự kiểm soát chiến lược chung của một dược sỹ. MTO với sự cộng tác của cán bộ trợ lý kỹ thuật (Assistant Technical Officer) theo dõi và kiểm soát việc tiêu thụ máu truyền/ thuốc bằng cách dùng thiết bị nhập dữ liệu tự động.

Điều dưỡng viên, mặt khác, được miễn các chức năng quản lý như kiểm soát kiểm kê và quản lý ở mức phòng và giành thời gian nhiều hơn vào bệnh nhân.

Cứ hai tuần một lần,cán bộ trợ lý kỹ thuật đi thăm các phòng và quét các khay có số lượng tối thiểu (toàn bộ khay đựng máu truyền được ghi mã vạch tại phòng thuốc bệnh viện). Sau đó thông tin này được đưa vào hệ thống máy tính, nhắc nhở ngân hàng máu phát đơn hàng một cách tự động. Đồng thời một vé chọn hàng được in ra và đính kèm vào hàng cung cấp (không phải gõ lại thông tin này). Hàng cung cấp được giao 2 lần một ngày. Vì có nhiều máu truyền không có ở phòng thuốc bệnh viện, ngân hàng máu đáp ứng một cách tự động các yêu cầu của phòng bệnh. Hơn nữa trong trường hợp phòng bệnh cần gấp một loại máu truyền nào đó, đơn hàng được chuyển trực tiếp từ phòng bệnh tới ngân hàng máu.

Mặt khác, các bệnh viện nên kết hơp để chuyển toàn bộ phân phối phòng bệnh của nó cho ngân hàng máu, giảm thiểu dự trữ kép giữa các phòng thuốc bệnh viện.

Cơ sở dữ liệu mua máu truyền (cơ sở dữ liệu mua khác với cơ sở dữ liệu phân phát) ghi lại hồ sơ của tất cả các loại máu truyền trong các khu vực khác nhau của bệnh viện (phòng cấp phát và ngoại trú). Mã nội bộ kết nối với mã trung tâm về máu truyền.

2 Cơ sở dữ liệu máu truyền

2.1 Cơ sở dữ liệu phân phát máu truyền (Bảng 1)

Thông tin được quét và sắp xếp vào cơ sở dữ liệu, cập nhật thông tin kiểm kê, đồng thời đơn hàng từ phòng bệnh được sắp tự động vào cơ sở dữ liệu mua như dưới đây.

2.2 Cơ sở dữ liệu mua máu truyền

Chú thích: Khác nhau ở chỗ cơ sở dữ liệu mua không chứa mã số phân định nội bộ.

Mức lập đơn hàng tối thiểu tại ngân hàng máu sẽ khởi tạo một đơn mua hàng EDI tự động gửi nhà cung cấp. Nhà cung cấp đáp ứng bằng cách gửi hàng và một thông điệp đòi tiền. Ngoài số phân định sản phẩm và các dữ liệu khác, thông điệp đòi tiền còn chứa số lô của mỗi loại máu truyền được giao.

3 Mô hình phân phối máu truyền bắt đầu từ bệnh nhân

Toàn bộ máu truyền được ghi nhãn GTIN-13 ở mức đơn vị liều. Đối với sản phẩm không được ghi nhãn tại nhà sản xuất, phòng thuốc sẽ cấp mã GTIN-13 nội bộ. Mã số GTIN-13 nội bộ cũng được sử dụng để phân loại sản phẩm như đã nêu ở trên.

Mặt khác nhà sản xuất có thể phân định rõ ràng một bịch máu truyền cụ thể bằng cách cấp cho nó một mã số GTIN-13 duy nhất của mình.

Ví Dụ: Một bịch máu truyền nhóm B, dung tích 1500 ml có mã số của nhà sản xuất là 5025123678923 và được bệnh viện cấp cho một mã nội bộ là 2048039140012.

Mỗi phòng bệnh nhân giữ dự trữ một lượng máu truyền ở mức đơn vị liều. Để theo dõi và kiểm soát quá trình quản lý máu truyền, mỗi khay chứa máu truyền được gắn một nhãn GTIN-13. Sau đó, cuối mỗi ngày chúng được đưa về phòng thuốc của bệnh viện, tại đây chúng được quét vào máy tính để tính số máu truyền đã dùng. Thông tin quét chẳng những được sử dụng để kiểm soát dự trữ mà còn để cập nhật tài khoản của bệnh nhân và tổ chức bảo hiểm của họ.